Wdrożenie systemu ERP enova365 w firmie COLAS RAIL POLSKA Sp. o.o., Gdańsk

Gdańsk, październik 2023 r.

PROCESY NA WŁAŚCIWYCH TORACH  
 
Case study wdrożenia enova365
w firmie Colas Rail Polska Sp. z o.o.

“Wdrożenie systemu informatycznego enova365 pozwoliło nam na integrację kilku obszarów operacyjnych naszej działalności – księgowości, kadr i płac, sprzedaży, dzięki czemu praca naszych zespołów odbywa się dużo sprawniej. Do tego możemy procesować i weryfikować dokumenty zdalnie i na bieżąco.” 

• Magdalena Nadtoka, Główna Księgowa Colas Rail Polska 

O Firmie

Opis sytuacji biznesowej i technologicznej
przed implementacją systemu enova365

W 2020 r. roku firma Colas Rail zgłosiła się do XLE sp. z o.o., Autoryzowanego Partnera Soneta (producenta oprogramowania enova365), z zapytaniem o opcje wdrożenia nowego systemu informatycznego, który objąłby zautomatyzowane rozliczenia księgowe oraz zapewniłby zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi dla 100-osobowego zespołu spółki. 

Spółce zależało na usprawnieniu obiegu i przetwarzania danych, jako że dotychczasowe procesy i rozliczenia były prowadzone w różnych programach informatycznych i okazały się niewystarczające przy rozwijającym się biznesie i wobec wymagań Colas Rail. Naliczanie wynagrodzeń pracowniczych i przechowywanie danych kadrowych miało miejsce w programie Comarch Optima w zewnętrznym biurze rachunkowym i w plikach Excel, a teczki pracownicze w siedzibie spółki w wersji papierowej. Księgowość prowadzono w programie Sage Symfonia.  

Wyzwania postawione przed systemem

Przeprowadzona analiza przedwdrożeniowa procesów zachodzących w firmie Colas Rail pozwoliła na określenie elementów, które powinny być uwzględnione w systemie enova365. Szczegółowy opis został przedstawiony w Dokumencie Analizy oraz Propozycji Rozwiązań. W ogólnym wymiarze można wymienić następujące potrzeby spółki: 

• stworzenie zintegrowanego środowiska dla rozliczeń spółki – sprzedażowych i pracowniczych, 
• automatyzacja czynności standardowych z opcją indywidualnych opisów dokumentów, 
• przyśpieszenie procesu księgowania, 
• wprowadzenie dopasowanych do wymagań spółki formularzy dokumentów, 
• ustawienie rejestru czasu pracy (w tym dla specyfiki pracy maszynistów) oraz szeregu powiadomień o wskazanych terminach związanych z obsługą kadr,  
• automatyczne przeksięgowania okresowe wg złożonego algorytmu, 
• obsługa raportowania Lokacji w CashFlow, 
• integracja z Suncode Plus Workflow. 

Szczegółowy opis zastosowanego rozwiązania
– obszary i procesy objęte działaniem systemu

Zaproponowany i przyjęty w spółce Colas Rail zakres wdrożenia uwzględnił moduły enova365  
z obszarów:  

Ustawienia dostępów do systemu zostały ustawione dla 13 operatorów: 5 do księgowości, 5 do kadr i płac (z różnymi poziomami dostępów) oraz 3 licencje na Podgląd (dla osób zarządzających, bez możliwości edycji danych). Ponadto do Pulpitów HR nadano dostępy dla 18 użytkowników Pulpitu kierownika oraz 200 użytkowników Pulpitów pracownika. 

Zastosowane moduły enova365: 

Moduły podstawowe 

KADRY PŁACE: enova365 Kadry Płace odwzorowuje złożoną strukturę organizacyjną firmy i spełnia wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS. Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów.  

Konfiguracja modułu kadrowo-płacowego dla firmy Colas Rail rozpoczęła się od weryfikacji i migracji danych pracowniczych z bazy Comarch Optima. W kolejnym kroku zdefiniowano strukturę organizacyjną w programie, w tym struktury podległościowej dla raportowania zewnętrznego, czego brakowało we wcześniejszym systemie Optima.  

Umowy: W systemie uwzględniono różnego rodzaju umowy: o pracę, cywilno-prawne, ze stawką godzinową i miesięczną, dla pracowników wieloetatowych (zatrudnienie tego samego pracownika w różnych działach). Z listy umów dostępne będą pewnego rodzaju operacje seryjne jak deklaracje ZUS oraz indywidualne.  

Kartoteka pracownika Colas ma w systemie możliwość wprowadzenia oprócz umowy o pracę również umowy cywilno-prawnej jako dodatkowej formy zatrudnienia. Dane i parametry zatrudnienia pracownika mogą być aktualizowane, przy zachowaniu danych historycznych.  

Wynagrodzenia: Elementy wynagrodzenia są podzielone w systemie na takie, które w wypłatach pracownika pojawiają się cyklicznie oraz takie, które wypłacane są okazjonalnie. W Colas Rail uwzględniono nadgodziny, dodatek nocny, dodatek za uciążliwe warunki pracy. Dodatkowe składniki wynagrodzeń można aktualizować w czasie. 

W programie wprowadzono możliwość rozliczania świadczeń dodatkowych np. opieka medyczna w formie zarówno brutto nie do wypłaty, jak również potrącenia netto. Zaimportowanie z Optimy do enova365 wszystkich definicji dodatkowych elementów płacowych wymagało szczegółowej konfiguracji (sposób naliczeń, sposób wliczania do wynagrodzenia za czas urlopu, podstawy zasiłków, pomniejszania za nieobecności itp.), zgodnie z informacjami przekazanymi od firmy Colas Rail oraz podczas wdrożenia i wspólnych naliczeń z Klientem. W kartotece pracownika uwzględniono też możliwość rozliczania zajęć komorniczych/alimentacyjnych dla pracownika, z opcją wygenerowania listy zajęć komorniczych. 

Firma Colas Rail ma możliwość tworzenia w systemie rezerw na wynagrodzenia, premie roczne, urlopowe i odpraw według schematu (Planowana lista płac). 

Uwzględniono również Pracownicze Plany Kapitałowe – obsługę i generowanie ustawienia PPK według wytycznych Klienta. 

Korekty: Program enova365 ma bardzo rozbudowane automatyczne przeliczanie korekt (np.: tak zwana opcja miesięcy wstecz), co pozwala w bieżących wypłatach skorygować składki i elementy z miesięcy wstecz. Dla firmy Colas Rail ustawiono korekty list płac po zatwierdzeniu korygowanej deklaracji PIT. 

Czas pracy i nieobecności: Z systemu Comarch Optima zaimportowano do enova365 kalendarz (standardowy) i zdefiniowano nowe kalendarze z dostosowaniem czasów pracy i parametrów, z opcją dodawania nowych kalendarzy lub modyfikacji istniejących. Z Optimy zaimportowano również wszelkie definicje nieobecności oraz nieobecności pracowników. Za pomocą dostępnych filtrów można wskazać, jaka lista nieobecności zostanie wyświetlona. Wprowadzono różne filtry określone przez Klienta.  

Program enova365 umożliwił seryjne naliczanie limitów urlopowych dla pracowników oraz wprowadzanie korekt z lat ubiegłych, co w systemie Comarch Optima nie było realizowane.  

Przelewy: Wprowadzono możliwość generowania paczek przelewów do banku dla zobowiązań pracowniczych i komorniczych – plik z płatnościami można wygenerować z modułu dotyczącego ewidencji środków pieniężnych. 

Deklaracje: Jest opcja generowania kompletu deklaracji ZUS wraz z załącznikami, deklaracji US wraz z wysyłka e-deklaracji (podpięcie certyfikatu podpisu elektronicznego). 

Alerty (powiadomienia): Programistycznie ustawiono dodatek tzw. “KiP Terms Reminderer”, dzięki któremu występują w systemie przypomnienia o terminach: 

• zakończenia umowy z pracownikiem / współpracownikiem, 
• ważności badan lekarskich, okresu zasiłkowego, szkoleń BHP i innych szkoleń oraz uprawnień, umów pracowniczych,  
• zmiany wymiaru urlopu. 

Ponadto dodatkowe programistyczne prace objęły: 

• opcję dodawania opisu analitycznego na podstawie wpisanych godzin pracy w kalendarzu, 

• tworzenie opisu analitycznego do list płac – na podstawie wpisanych podzielników na kartotece pracownika oraz na umowach cywilnoprawnych jest podzielone w odpowiednich procentach wynagrodzenie oraz narzuty na konta z podziałem na MPK’i, 
• definicje elementów do naliczeń rezerw urlopowych. 

PULPITY HR: Spółka Colas Rail  poprawiła funkcjonowanie procesów kadrowych poprzez wprowadzenie tzw. Pulpitów HR – Pulpitów kierownika.  

W Colas Rail kierownik ma w Pulpicie uprawnienia do edycji czasu pracy wyłącznie dla swoich podwładnych. Czas pracy, w tym maszynistów, można uzupełniać z poziomu aplikacji enova365 jak i z poziomu Pulpitów dostępnych przez stronę www. Utworzono tu dodatkowe cechy opisujące wykonywane zadania – zarówno w nodule Kadry Płace jak i w Pulpicie kierownika jest dostępny raport/tabela, pokazujący czas pracy dla pracowników w zadanym okresie. 

KSIĘGA HANDLOWA: enova365 Księga Handlowa przeznaczona jest do księgowania w oparciu o plan kont. To ergonomiczne i nowoczesne narzędzie dla księgowych, które pozwala ewidencjonować dokumenty, sporządzać deklaracje oraz sprawozdania bieżące i okresowe. Usprawnia codzienną pracę, zamykanie miesiąca czy roku obrachunkowego. Oprócz funkcji opartych o ogólne zasady prowadzenia księgowości, oferuje narzędzia, które automatyzują proces ewidencjonowania dokumentów oraz operacji gospodarczych.  

Zespół XLE po zaimportowaniu planu kont z arkusza Excel uwzględnił w konfiguracji tego modułu: 

• parametry dla różnych potrzeb sprawozdawczości okresu obrachunkowego, ustawienie tzw. 13tego okresu w roku do ujęcia dokumentów, które muszą zostać ujęte w roku sprawozdawczym do sporządzenia sprawozdania finansowego dla Francuskiego Sprawozdania Finansowego, a pozostała sprawozdawczość wprowadzona zgodnie z ustawowymi terminami, 
• rejestrację kosztów rozliczanych międzyokresowo (ubezpieczenia majątkowe i inne oraz prenumeraty i czasopisma) z określeniem okresu rozliczania, naliczanie RMK oraz jego księgowanie, 
• ustawienie matryc dokumentów i zapłat w sposób automatyzujący Opisy Analityczne w Ewidencji Dokumentów i na Raportach bankowych – w celu uproszczenia procesu księgowej parametryzacji dokumentów, 
• ustawienie procesu ewidencji dokumentów: dokument przetworzony w EOD (Suncode) wraz z opisem analitycznym przekazany jest do ewidencji dokumentów, 
• uwzględniono ewidencję dla celów rozliczenia VAT z automatyczną dekretacją VAT na miesiąc, na podstawie daty rozliczenia w deklaracji VAT, 
• automatyczna weryfikacja kontrahentów – podatników VAT w wykazie Ministerstwa Finansów, tzw. Biała Lista, 
• ustawienie księgowania kosztów w podziale na KUP (koszty uzyskania przychodów) i NKUP (koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów) – dla celów rozliczenia CIT, 
• umożliwienie importu dokumentów z Sage Symfonia w zakresie JPK_V7, 
• ustawienie raportowania według wymagań grupy Colas. 

KSIĘGA INWENTARZOWA: Moduł enova365 Księga Inwentarzowa pozwala prowadzić ewidencję majątku firmy wg Krajowych (KSR) lub Międzynarodowych (MSR) Standardów Rachunkowości. Zapewnia dostęp do pełnej weryfikacji majątku firmy oraz automatyzuje wykonywane operacje na środkach trwałych i majątku – m.in. pełną rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Umożliwia również szybką analizę informacji o danym przedmiocie, dokumencie. 

Wdrożenie modułu przez zespół XLE objęło migrację danych z Sage Symfonia w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych do Księgi Inwentarzowej enova365 oraz konfigurację schematów księgowań w zakresie poszczególnych operacji dot. składników majątku, z uwzględnieniem amortyzacji dwutorowej. 

FAKTURY: Moduł enova365, który zapewnia obsługę firmy w zakresie wystawiania dokumentów sprzedaży. W tym module zespół XLE uwzględnił szczególne wymagania Colas Rail w fakturze sprzedaży i korygującej: 

• waluty w PLN lub EURO, 
• wydruk faktury w języku polskim lub angielskim, 
• faktura na wydruku ma ustawione logo firmy, 
• opcja wysyłki faktury mailem bezpośrednio z systemu wg ustalonych szablonów, 
• faktura korygująca zawiera przyczynę (do wybrania z listy) oraz miejsce na komentarz. 

PODGLĄD: enova365 Podgląd służy do monitorowania i raportowania pracy, pozwala na przeglądanie z jednego miejsca wszystkich danych znajdujących się w poszczególnych modułach systemu enova365, bez opcji/ryzyka zmiany danych. 

Moduły dodatkowe 

ELEKTRONICZNE WYCIĄGI BANKOWE: Moduł enova365 Elektroniczne Wyciągi Bankowe automatycznie zaczytuje do systemu wyciągi bankowe pobrane ze strony banku w formie pliku elektronicznego. Wspiera pracę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia na wszystkich etapach pracy z wyciągiem bankowym. Dane importowane są do Ewidencji Środków Pieniężnych w postaci raportu zawierającego operacje bankowe oraz wpłaty i wypłaty. Rozwiązanie umożliwia importowanie wyciągów bankowych z niemal wszystkich banków w Polsce.  

HARMONOGRAM ZADAŃ (WEBAPI): enova365 WebApi (wcześniej Harmonogram Zadań) to element, dzięki któremu akcje dotychczas wykonywane przez użytkownika są inicjowane w określonym czasie lub w momencie wystąpienia konkretnego zdarzenia w systemie. Harmonogram zadań sprawdza cyklicznie, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania. W firmie Colas zaimplementowano ten moduł ze względu na automatyczne pobieranie kursów walut. 

E-MAIL: enova365 e-mail umożliwia wysyłanie dokumentów w formacie .pdf przy wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem .pdf. 

EDI: moduł umożliwiający obsługę komunikatów EDI (Electronic Data Interchange), tj. zautomatyzowaną elektroniczną wymianę dokumentów pomiędzy firmami. Dokument jest generowany przez jedną firmę, a importowany przez drugą, przy czym firmy mogą posługiwać różnymi systemami informatycznymi, które wyposażone są w funkcjonalność obsługi komunikatów EDI. W systemie Colas, EDI wykorzystywany jest do importu archiwalnych dokumentów JPK. 

Wykorzystywane specjalne rozwiązania,
dodatki własne XLE – Autoryzowanego Partnera enova365

W module Kadry i Płace zostały stworzone dodatkowe cechy, na podstawie których odbywa się rejestracja czasu pracy maszynistów wraz z dodatkowymi informacjami. Wprowadzono możliwość dodawania w ewidencji czasu nr karty oraz nazwisko dyspozytora, który ją nadał dla wskazanego pracownika. Kierownik ma możliwość tworzenia grafików czasu pracy dla swoich podwładnych oraz wypełniania czasu pracy faktycznie przepracowanego dla grupy pracowników wydziału Maszyny, zgodnie z wymaganiami kalendarza pracy w równoważnym systemie czasu pracy. 

“KiP Terms Reminderer” to również rozwiązanie XLE w obszarze kadrowo-płacowym enova365, gdzie zaimplementowany zostaje zestaw przypominaczy (alertów) o wskazanych terminach kadrowych. 

Dodano również opcję raportów z danymi z różnych modułów i generowanie danych do raportów, które są dopasowane do szczególnych potrzeb Grupy COLAS, w dwóch wersjach językowych (polski i angielski) – raporty “Salary Review”, „DATALAKE_EMPOYEES”. 

W obszarze księgowości takim specjalnym rozwiązaniem jest Integrator z EOD Suncode, gdzie dokument przetworzony w EOD wraz z opisem analitycznym przekazywany jest do ewidencji dokumentów. 

Korzyści z inwestycji – jakościowe i ilościowe

Pracownicy i zarząd firmy Colas Rail korzystają z systemu od ponad 2 lat i odnotowują następujące korzyści: 

• szybkie, intuicyjne księgowanie dokumentów na konta bez potrzeby pracochłonnej, ręcznej dekretacji, 
• integracja z zewnętrznym oprogramowaniem – sprawniejszy obieg dokumentów, bez namnażania wydruków, 
• usprawnienie zarządzania danymi kadrowymi – umowami, rozliczeniami, urlopami; elastyczne dopasowanie składników wynagrodzeń; umożliwienie aktualizacji danych i przechowywania dokumentacji pracowniczej w systemie,  
• szybsze i bardziej zautomatyzowane wystawianie faktur, 
• uporządkowanie danych w pracy na 1 bazie różnych działów, 
• możliwość zdalnej pracy w zakresie księgowości oraz kadrowo-płacowym i bieżącego nadzoru,  
• raportowanie dopasowane do potrzeb zarządu, 
• w miarę rozwoju firmy i jej potrzeb – możliwość dodania kolejnych rozwiązań, modułów oprogramowania, które będą zintegrowane z systemem. 

Poznaj opinię firmy Colas Rail Polska na temat wdrożenia enova365 przez XLE: